Giới thiệu các bước xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất

Có rất nhiều yếu tố quyết định sự thành công của sự kiện, tuy nhiên có sự ảnh hưởng quan trọng nhất phải kể đến một bản kế hoạch vô cùng tỉ mỉ, chi tiết và cụ thểYếu tố quan trọng ảnh hưởng  thành công hay thất bại của sự kiện có thể nói đó chính là bản kế hoạch



Nếu kế hoạch của bạn tốt thì sự thành công của sự kiện đã là 70%Kinh nghiệm lập kế hoạch tốt nhất mà Đại Lâm tích lũy được trong 10 năm qua, xin được chia sẻ với các bạn thông qua bài viết này.


1.     Phân loại sự kiện cần tổ chức và xác định mục tiêu cho sự kiện


Đầu tiên bạn phải định hình được loại sự kiện mà bạn muốn tổ chức là gì: Lễ cưới, tân gia, lễ khánh thành,..Từ việc xác định loại sự kiện mà bạn đang cần tổ chức, bạn có thể định hình được các hạng mục mà bạn phải thực hiện cũng như trở thành nền tảng quan trọng giúp xây dựng sườn kế hoạch chương trình của sự kiện sau này.


Chỉ có mục đích và mục tiêu cụ thể mới giúp bạn lên được bản mẫu kế hoạch chuẩn xác nhất.Thí dụ: Bạn tổ chức một sự kiện quảng bá sản phẩm cho công ty.


2. Những ai là đối tượng của sự kiện?


Bước quan trọng tiếp theo là xác định đối tượng của sự kiện, nó là cơ sở lập kế hoạch cho sự kiện.Ngoài ra các nhân viên quản lý nhân sự và trong quá trình tổ chức cần giám sát chương trình cẩn thận.


Đối tượng thứ hai của sự kiện chính là nhóm đối tượng tham dự: Bao gồm khách mời chính của sự kiện, những khách qua đường muốn ghé  thăm.Thông thường luôn có sự chênh lệch giữa số lượng khách hàng được mời và số lượng khách hàng sẽ tham gia , vì vậy bạn nên gửi thư mời trước ngày diễn ra sự kiện một tuần và gọi điện xác nhận lại phản hồi của khách hàng trước 2 ngày diễn ra sự kiện để chốt danh sách.


3.       Tạo thông điệp ý nghĩa cho sự kiện


Thông thường một chương trình luôn mang Doanh nghiệp luôn phải xây dựng một thông điệp rõ ràng  không chỉ vì “Thông điệp sự kiện” là thông điệp của sự kiện mà còn mang bản sắc, ý nghĩa riêng của nó.


4.       Lên lịch cho thời gian và tìm địa điểm tổ chức cho sự kiện


Sau khi thông điệp của sự kiện được xác định, bạn cần xác định địa điểm và thời gian tổ chức sự kiện.Mọi việc được xác định càng sớm thì càng có lợi cho việc xây dựng kế hoạch truyền thông cho sự kiện bởi thời gian và địa điểm sẽ được ghi vào trong thư  mời để gửi đến cho khách mời tham dự sự kiện


5.    Chương trình tổ chức sự kiện xây dựng thế nào?


Muốn có một chương trình hoàn hảo, bao giờ bạn cũng cần phải xây dựng một khung chương trình tổ chức sự kiện, càng tỉ mỉ, chi tiết càng tốt. Việc xây dựng khung chương trình cần bám sát vào những vấn đề chính của sự kiện như các phần bên trên đã đề ra.Trang thiết bị, nhân sự cho sự kiện cũng cần phải được liên lạc và chuẩn bị sẵn.


6.     Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện


Kế hoạch truyền thông đóng vai trò thu hút người tham dự và giúp nhiều người biết đến sự kiện hơn.



Dưới đây là một vài lưu ý hữu ích cho bạn.


Bằng  Phương tiện truyền thông đại chúng  (Báo giấy, truyền hình, radio…), Phương tiện công nghệ số (báo điện tử, social media, tin nhắn nhanh, SMS Marketing, Email Marketing…) hoặc hoạt động Activation (ví dụ như sử dụng  xe tải, xe hơi được dán poster kèm theo loa quảng cáo, giới thiệu về địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện.


-Xác định người chịu trách nhiệm thực hiện phương pháp tổ chức sự kiện: Ai sẽ là người phát tờ rơi, phát ngôn trước báo chí, phương tiện truyền thông,..


-Các thông tin của sự kiện khi công khai cần phải có sự chọn lọc.


– Quyết định người chịu trách nhiệm phổ biến các loại thông tin của sự kiện hay hoạt động.


  – Xác định phương pháp giao tiếp kết nối cho người trong tổ chức để sự kiện được tổ chức trơn chu.


7. Xây dựng ngân sách


Đối với tổ chức sự kiện, dự trù ngân sách luôn đóng vai trò quan trọng.Trong trường hợp xét thấy kinh tế hạn hẹp thì bạn nên rà soát, thay đổi hạng mục sao cho phù hợp.Ngoài ra để tích lũy thêm kinh nghiệm bạn nên đánh giá hiệu quả trước và sau khi thực hiện, điều này giúp ích rất nhiều cho bạn trong các sự kiện tiếp theo.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *